Кейс внедрения автоматизации процесса документооборота в компанию

Дано:

Компания сдающая в аренду бизнес-площади. Имеет несколько бизнес-центров и документооборот был отдельной составляющей в комплексе CRM - проекта. Для того чтобы автоматизировать внутренний документооборот в компании.

  Проблематика в компании

Есть несколько подразделений в компании и их руководитель, все документы которые приходят в компанию - по эмейл. Аналогично по эмейл происходил процесс согласования. Если, например, необходимо согласовать договор, его формировал юрист на клиента, отправлял секретарю, который отслеживал сроки согласования договора, пересылая руководителю департамента, персоналу технического отдела и генеральному директору. Весь этот процесс происходил вручную, история документов хранилась на отдельных компьютерах сотрудников, соответственно если кого-то нет то процесс нарушался.

В комплексе мы решали для компании вопрос автоматизации продаж, с учетом клиентского документооборота и внутреннего документооборота. Фактически процесса документооборота не было. Только эмейл-переписка с документами, не отслеживались ни подписи в документах, ни необходимость продления договоров.  

Решение

  • Внедрили автоматическую регистрацию документов. Как бумажных носителей от сканированных, так и документов полученных с эмейлов.
  • Автоматизировали входящую и исходящую корреспонденцию. Секретарю необходимо лишь классифицировать входящие документы (например, договор), отсканировать и подключить к системе. Дальнейшие процессы происходили автоматически. Есть несколько путей согласования документов в зависимости от их типов, например договор согласовывался с одними сотрудниками компании, документы на ремонт - с другими.
  • Все документы стали проходить обработку согласно регламенту установленному в компании. Если в момент согласования документа необходимый сотрудник отсутствует (на больничном или в отпуске) система автоматически заменяла на замещающее лицо и при этом процесс не нарушался. Создан полный архив документов, по любому клиенту, как внутреннему так и внешнему (подразделению). Можно найти в архиве все что необходимо в любой момент - что было подписано, когда, кем.
  • Сотрудники, которые работают в компании, но не работают с CRM получают для согласования уведомление на эмейл и в письме у них находится 2 кнопки “согласовать” либо же “отклонить” согласование. Штат компании очень большой и лицензий не предусматривалось такое количество, и поэтому в некоторых случаях процедура согласования была решена через эмейл в автоматическом режиме.
  • Настроено распределение доступов в зависимости от того имеет человек доступ к этой документации или нет, в системе это происходит автоматически. В зависимости от типа документов и его принадлежности к категории сотрудника.
  • Внедрен процесс пролонгации. Договор, например, заключен с начала года по конец года, если его вовремя не продлить то он утрачивает силу, и клиент фактически находится в арендованном помещении на незаконных основаниях. Поэтому система отслеживала необходимость пролонгации договоров. Если договор не был продлен, то отправляется уведомление ответственному лицу, потом его руководителю.
  • Внедрен процесс отслеживания на необходимость наличия подписанных бумажных копий документов. Устранен человеческий фактор, о полноте собранного пакета документов от клиента, приходят уведомления о добавлении необходимых документов. Всегда есть информация каких документов от каких клиентов не хватает.
 
Меня зовут Виталий. Если Вас интересует автоматизация документооборота. Я могу показать, как этот бизнес-кейс можно применить для Вашей компании.
Если вам понравилась наша статья лайкните нашу страницу и мы будем писать подобные вещи ещё

Вам понравилась наша статья? Расскажите друзьям!

Поделиться

Так же рекомендуем Вам к прочтению:

  • CRM решения для бизнеса

  • Comments:

    Контакты

    +380 (44) 400 95 41
    +380 (66) 675 50 28

    +380 (67) 483 06 64
    +7 499 404 02 43

    г. Киев, ул.
    Салютная 1Б

    info@btbpm.com