Кейс внедрения автоматизации процесса документооборота в компанию

Дано:

Компания сдающая в аренду бизнес-площади. Имеет несколько бизнес-центров и документооборот был отдельной составляющей в комплексе CRM - проекта. Для того чтобы автоматизировать внутренний документооборот в компании.

Составили основные вопросы, которые хотели бы решить с помощью специализированного ИТ решения.

  Проблематика в компании

Есть несколько подразделений в компании и их руководитель, все документы которые приходят в компанию - по эмейл. Аналогично по эмейл происходил процесс согласования. Если, например, необходимо согласовать договор, его формировал юрист на клиента, отправлял секретарю, который отслеживал сроки согласования договора, пересылая руководителю департамента, персоналу технического отдела и генеральному директору.

Весь этот процесс происходил вручную, история документов хранилась на отдельных компьютерах сотрудников, соответственно если кого-то нет то процесс нарушался.  

Интересно узнать: Как с помощью CRM находить новых клиентов

В комплексе мы решали для компании вопрос автоматизации продаж, с учетом клиентского документооборота и внутреннего документооборота. Фактически процесса документооборота не было. Только эмейл-переписка с документами, не отслеживались ни подписи в документах, ни необходимость продления договоров.  

Решение

• Внедрили автоматическую регистрацию документов. Как бумажных носителей от сканированных, так и документов полученных с эмейлов.
• Автоматизировали входящую и исходящую корреспонденцию. Секретарю необходимо лишь классифицировать входящие документы (например, договор), отсканировать и подключить к системе. Дальнейшие процессы происходили автоматически. Есть несколько путей согласования документов в зависимости от их типов, например договор согласовывался с одними сотрудниками компании, документы на ремонт - с другими.
• Все документы стали проходить обработку согласно регламенту установленному в компании. Если в момент согласования документа необходимый сотрудник отсутствует (на больничном или в отпуске) система автоматически заменяла на замещающее лицо и при этом процесс не нарушался. Создан полный архив документов, по любому клиенту, как внутреннему так и внешнему (подразделению). Можно найти в архиве все что необходимо в любой момент - что было подписано, когда, кем.
• Сотрудники, которые работают в компании, но не работают с CRM получают для согласования уведомление на эмейл и в письме у них находится 2 кнопки “согласовать” либо же “отклонить” согласование. Штат компании очень большой и лицензий не предусматривалось такое количество, и поэтому в некоторых случаях процедура согласования была решена через эмейл в автоматическом режиме.
• Настроено распределение доступов в зависимости от того имеет человек доступ к этой документации или нет, в системе это происходит автоматически. В зависимости от типа документов и его принадлежности к категории сотрудника.
• Внедрен процесс пролонгации. Договор, например, заключен с начала года по конец года, если его вовремя не продлить то он утрачивает силу, и клиент фактически находится в арендованном помещении на незаконных основаниях. Поэтому система отслеживала необходимость пролонгации договоров. Если договор не был продлен, то отправляется уведомление ответственному лицу, потом его руководителю.

Внедрен процесс отслеживания на необходимость наличия подписанных бумажных копий документов. Устранен человеческий фактор, о полноте собранного пакета документов от клиента, приходят уведомления о добавлении необходимых документов. Всегда есть информация каких документов от каких клиентов не хватает.

 

6 советов по улучшению качества данных в CRM узнайте здесь 

  Если вы уже задумывались о внедрениии CRM, но еще не знаете что она сможет решить именно для вашей компании - мы рекомендуем взять бесплатный тест-драйв системы. Демоверсию, преднастроенную под потребности и задачи вашего бизнеса и своими глазами увидеть, как это сможет работать для вас. Заказать демо CRM bpm`online можно здесь.