Кейс внедрения CRM в школу по обучению английского языка

Дано:

Компания по обучению английскому языку. В компании стоит программный продукт 1С, в котором ведется информация по группам по расписанию учеников, и расписанию преподавателей. Это обычная система учета, никакой работы с абитуриентом до - и работы со студентом после - не проводится. Так же все коммуникации которые проходят в процессе обучения, ведутся вручную.

Что сделано :

В компании внедрена CRM Education  - она позволяет видеть и анализировать из каких каналов в компанию приходят абитуриенты.

  На сайте английской школы сделан личный кабинет с тестами , когда абитуриент проходит сам тестирование, система получает новый лид, и запускается процесс работы с потенциальным клиентом. Обработка его потребности, анализ на какой уровень пришел . Рекомендуется в какие группы он может записаться прямо с сайта.

  При получении данных абитуриента в СRМ запускаются следующие процессы по нему:

• Формирования групп, он сам выбирает в какой группе хочет обучаться и записывается.
• Система отслеживает получение оплаты (при получении оплаты от студента ему автоматически высылается сообщение о том, что он может приходить на курсы)
• Если клиент ещё не оплатил, то приходит автоматическое напоминание о том, что необходимо сделать оплату. Менеджеры не участвуют в этом процессе система уведомления работает автоматически.

Когда проходит обучение:

• Абитуриент получает домашнее задание, система отслеживает выполнение домашнего задания. Так же отслеживает успеваемость группы.
• Если абитуриент пропустил занятие или понизилась его успеваемость, то система уведомляет куратора группы о том, что с данным студентом необходимо провести дополнительную работу и узнать причину по которой он пропускает занятия . Возможно он потерял интерес и это может привести к тому, что он не будет ходить на занятия.
• Отслеживаем финансовые взаимоотношения, когда следующий этап оплаты, когда была предыдущая. Этим самым в компании создается финансовая дисциплина

Для преподавателя. 

• Создается задание на урок преподавателю.
• Преподаватель сделал себе библиотеку знаний наработав методический материал по каждому уроку, включая план занятий, видео-аудио материалы, прикрепленные к занятию. Сформировав таким образом один раз такое занятие и работая с ним в дальнейшем. Все преподаватели могут пользоваться опытом общей базы знаний.

Когда студент проходит один уровень, ему предлагается экзаменационная работа. Система отслеживает её результаты и может ли он перейти на следующий уровень.

Похожее: 8 инструментов привлечения учеников на курсы и тренинги

Все коммуникации со студентом находятся в системе: смс переписка, емейлы, занятия, уведомления о переносе занятия и прочее. Поэтому всю информацию о нем можно найти в пару кликов в его карточке. При следующем предложении покупки курса учитываются все предыдущие пожелание клиента.

Когда студент заканчивает один курс, компания теперь может рекомендовать ему следующий курс, тем самым увеличивая продажи.

Автоматизированы “спикинг клабы” - на них автоматически идет рассылка студентам, и они могут сделать регистрацию онлайн. Менеджерам не нужно делать дополнительные обзвоны.

Руководство компании имеет полную отчетность. Сколько студентов в компании, на каких этапах, какая успеваемость школы, какие преподаватели сколько вычитали уроков, какая у них ставка за урок. И видят - какая часть дохода идет от каждого преподавателя и какой общий доход по каждому филиалу школы.

Все стало прозрачно.